Manfaat Integrasi Data Dalam Pergudangan
TABLOIDBINTANG.COM - Gudang adalah salah satu aspek penting dalam distribusi produk perusahaan. Jika tanpa gudang dan pengelolaan gudang yang baik, bukan tidak mungkin konsumen akan memberikan nilai buruk pada produk perusahaan.
Apalagi jika produk perusahaan adalah produk yang termasuk sebagai durable goods (komoditas yang mudah basi) seperti makanan dan minuman atau termasuk barang yang mudah rusak. Apabila perusahaan Anda tidak memiliki pengelolaan gudang yang bagus, bisa jadi konsumen akan mendapatkan produk basi atau rusak.
Konsumen yang menerima barang seperti ini tentu akan kecewa kepada perusahaan Anda dan beralih ke perusahaan lain yang menurutnya memiliki produk yang lebih baik. Belum lagi jika konsumen mengembalikan produk Anda dan menuntut refund, mau tidak mau Anda harus menanggung sunk cost[i]. Tentu hal ini akan sangat merugikan perusahaan.
Satu cara terbaik untuk mengelola gudang agar setiap transaksi di gudang berjalan dengan efektif dan efisien adalah dengan mencatat data pergudangan seperti data barang yang keluar masuk, dan menggabungkan data tersebut dengan data-data lainnya.
Manfaat Integrasi Data Dalam Sistem Pergudangan
Dilansir dari Jurnal.id di halaman situsnya mengenai sistem pergudangan di https://www.jurnal.id/id/aplikasi-gudang.
Berikut ini beberapa manfaat dari integrasi data dalam sistem pergudangan:
1. Efisiensi Operasional Kerja
Dengan data yang terintegrasi, pegawai gudang akan dengan cepat mengerti dimana letak barang yang diinginkan konsumen dan dapat dengan cepat mengambil barang tersebut. Integrasi data juga bisa mengakibatkan admin gudang dapat segera mencatat total harga barang yang keluar dan mendelegasikan barang tersebut kepada sopir yang bertugas.
Kecepatan dan efisiensi operasional ini kini sangat dibutuhkan terutama untuk industri seperti e-commerce, ekspedisi dan FMCG. Khusus untuk industri ekspedisi, integrasi data ini juga membuat konsumen dapat dengan mudah melacak lokasi paket miliknya.
2. Meminimalkan Risiko Yang Tidak Perlu
Gudang adalah tempat penyimpanan. Dalam banyak kasus, gudang tidak hanya menyimpan satu jenis barang saja, tetapi menyimpan ribuan jenis barang dengan karakteristik yang berbeda beda.
Terlebih jika usaha Anda adalah bisnis ekspedisi. Tentu harusnya Anda tidak menumpuk barang elektronik seperti laptop dengan barang mebel pesanan dari Ikea bukan. Karena jika Anda melakukannya, laptop tersebut pasti akan rusak.
Di sinilah integrasi data pergudangan dapat menghindarkan bisnis Anda dari risiko yang tidak perlu. Seiring dengan adanya barang masuk, barang akan dicatat dan segera dipetakan dimana barang ini harusnya ditaruh. Kedua kegiatan pencatatan dan pemetaan ini membutuhkan integrasi antara data barang dan peta gudang.
3. Memberikan Pengalaman Terbaik Untuk Konsumen dan Karyawan
Pada akhirnya, data pergudangan yang terintegrasi akan memberikan pengalaman terbaik untuk konsumen dan karyawan. Konsumen bisa mendapatkan barang yang dipesan tepat waktu dan dalam keadaan yang baik sementara karyawan tidak perlu overwork hanya karena disinformasi dan dapat mendapatkan bayaran sebagaimana mestinya.
Menggunakan Aplikasi Gudang Untuk Integrasi Data Gudang Anda
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi membuat integrasi data pergudangan dengan lebih mudah dan murah. Saat ini, Anda tidak perlu mencatat secara manual setiap barang yang masuk dan keluar gudang yang Anda kelola.
Kini, Anda bisa melakukannya hanya dengan ketik-ketik dan klik-klik di aplikasi gudang yang dapat Anda akses dari handphone, pc atau laptop Anda. Selain bisa memudahkan
Anda memasukkan data gudang Anda, aplikasi gudang juga memiliki manfaat seperti:
1. Aplikasi Gudang Mampu Menampilkan Laporan Pengelolaan Gudang Secara Otomatis
Kekurangan lain dari pencatatan manual adalah, Anda harus merangkum dan menganalisis data yang Anda catat secara mandiri. Dengan menggunakan aplikasi gudang, Anda tidak perlu merangkum dan menganalisis data tersebut sendiri.
Umumnya, aplikasi gudang menghadirkan fitur pelaporan secara otomatis dan berkala. Sebuah aplikasi gudang yang bagus, biasanya memiliki fitur pelaporan yang komprehensif dan dapat digabungkan dengan Business Intelligence.
2. Aplikasi Gudang Meminimalisir Risiko Human Error
Kejelian dalam pencatatan keuangan itu penting. Termasuk pencatatan keuangan dan siklus barang dagang di gudang. Masalahnya adalah semua manusia tidak memiliki tingkat kejelian yang sama. Bahkan adakalanya, manusia terpengaruh oleh faktor psikologis saat bekerja.
Aplikasi gudang dapat meminimalisir risiko ini. Sebab, aplikasi gudang dirancang sedemikian rupa sehingga setiap data yang tampil akan sama dengan setiap data yang dimasukkan ke aplikasi tersebut.
3. Aplikasi Gudang Lebih Aman Dari Bencana
Bencana dapat menimpa Anda kapanpun dan dimanapun Anda berada. Amankan data gudang dan keuangan Anda dengan menggunakan aplikasi gudang. Sebab, apabila device yang Anda pakai untuk mengakses aplikasi ini rusak karena bencana atau kecelakaan, data-data yang Anda simpan di aplikasi tersebut masih bisa di-restore ulang. Tentu hal ini berbeda jika Anda menggunakan pencatatan manual.
4. Anda Dapat Mengatur dan Mengawasi Siapa Saja Pengguna Aplikasi Gudang
Keunggulan lain dari aplikasi gudang adalah, Anda dapat memilah siapa saja yang berhak menggunakan aplikasi ini dan siapa saja yang tidak. Mereka yang tidak memiliki hak akses, tidak akan bisa membuka aplikasi ini tanpa seizin Anda atau anggota sehingga data gudang Anda tidak bisa dimanipulasi tanpa sepengetahuan Anda.
5. Aplikasi Gudang Menyatukan Semua Data Yang Diperlukan
Dengan menggunakan aplikasi gudang, Anda tidak perlu bingung mencari dimana letak rak untuk barang A atau barang jenis apakah barang B. Sebab, aplikasi gudang biasanya dilengkapi dengan fitur map yang menyajikan denah seluruh bagian gudang.
Aplikasi gudang biasanya juga memiliki fitur bar code scanner yang bisa Anda pakai untuk mencari identitas barang. Belum lagi, tak jarang aplikasi gudang juga terintegrasi dengan aplikasi gaji (payroll) dan aplikasi pendukung lainnya. Tentunya hal ini akan memudahkan Anda untuk menentukan dan membayar gaji setiap pegawai gudang yang Anda miliki.
6. Aplikasi Gudang Dapat Diakses Dimanapun dan Kapanpun
Anda tidak perlu membawa buku catatan kemana-mana. Hanya menggunakan handphone atau laptop, Anda bisa mengakses seluruh data gudang Anda dan mengawasinya kapanpun dan dimanapun Anda mau. Simpel dan praktis bukan?
7. Aplikasi Gudang Hemat Biaya
Terlepas dari semua fasilitas yang ditawarkan, biaya berlangganan aplikasi gudang terbilang cukup terjangkau. Untuk berlangganan Jurnal by Mekari misalnya Anda hanya perlu mengeluarkan dana mulai dari 199.000 per bulan.
Tips Memilih Aplikasi Gudang Yang Cocok Untuk Anda
Setelah mengetahui pentingnya integrasi data dan manfaat menggunakan aplikasi gudang dalam integrasi data perusahaan Anda, mari kita membahas tips memilih aplikasi gudang untuk Anda.
1. Lihat Siapa Pengembang Aplikasi Gudang Tersebut
Tips yang pertama adalah Anda harus mengetahui terlebih dahulu siapa pengembang aplikasi tersebut. Ini berkaitan dengan kualitas pelayanan yang disajikan dan legalitas perusahaan. Aspek legalitas ini penting untuk memastikan bahwa data digital perusahaan Anda akan aman dengan menggunakan aplikasi tersebut.
Jurnal by Mekari misalnya adalah aplikasi akuntansi dan gudang yang didirikan oleh Mekari atau PT Mid Solusi Indonesia. Meskipun baru didirikan pada tahun 2015, perusahaan ini telah mengelola 5 aplikasi manajemen perusahaan terbesar di Indonesia yaitu Jurnal, KlikPajak, Qontak, Sleekr dan Talenta. Secara tidak langsung hal ini membuktikan kualitas pelayanan yang disediakan oleh Jurnal.
2. Cek Fasilitas dan Kemampuan Integrasi Aplikasi Tersebut
Seperti yang disebutkan di atas, biasanya aplikasi gudang yang baik memiliki sistem yang bisa diintegrasikan dengan aplikasi pendukung lainnya seperti, aplikasi gaji, aplikasi kasir , Business Intelligence dan lain-lain. Semakin banyak aplikasi yang bisa terintegrasi dengan aplikasi gudang tersebut, maka semakin terintegrasi pula data keuangan perusahaan Anda.
Dalam hal ini, Jurnal by Mekari merupakan salah satu aplikasi akunting dan gudang yang bisa digabungkan dengan berbagai aplikasi lainnya. Bahkan, aplikasi ini juga bisa digabungkan dua marketplace terkemuka di Indonesia yaitu, Shopee dan Tokopedia. Dengan integrasi ini, Anda akan dapat lebih mudah menerima dan mengelola pesanan barang yang berasal dari kedua marketplace tersebut.
3. Cari Aplikasi Gudang Yang Mudah Digunakan
Salah satu permasalahan yang seringkali dihadapi oleh aplikasi yang menawarkan banyak hal adalah desain user interface yang membingungkan. Sama halnya dengan aplikasi gudang. Pengembang aplikasi ini seringkali menawarkan banyak aplikasi yang bisa terintegrasi namun lupa bahwasanya tidak semua pengguna aplikasi ini adalah pengguna yang berpengalaman. Jadi, pastikan Anda mencari aplikasi gudang yang memiliki user interface yang mudah diikuti dan digunakan.
4. Memiliki Fitur Pelaporan Yang Komprehensif
Komprehensif di sini tidak hanya mendalam, tetapi juga disampaikan ke dalam bahasa dan tampilan yang mudah dipahami. Sebab, sebuah laporan dari aplikasi gudang akan percuma jika laporan tersebut tidak disampaikan dalam bahasa dan tampilan yang mudah. Sekali lagi, karena tidak semua pengguna aplikasi ini berlatar belakang akuntansi atau memiliki pengalaman yang memadai.
5. Pilih Aplikasi Gudang Yang Memiliki Fitur Cross Docking
Fitur cross docking adalah fitur yang mendukung penggunaan satu aplikasi untuk banyak gudang sekaligus. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengetahui dan menganalisis data barang yang keluar masuk dari atau antar setiap gudang yang Anda miliki.
Dengan demikian, perusahaan Anda akan lebih hemat biaya sebab Anda hanya perlu pakai 1 aplikasi untuk seluruh gudang.
6. Pilih Aplikasi Gudang Yang Memiliki Fasilitas Customer Support Yang Memadai
Fasilitas customer support di sini tidak hanya call center atau chat bot yang siap melayani Anda 24 jam saja tetapi juga fasilitas edukasi. Fasilitas edukasi ini seperti, tutorial penggunaan aplikasi yang cukup, akun demo gratis dan artikel yang bisa Anda pelajari baik tentang aplikasi itu sendiri atau tentang akuntansi pergudangan secara keseluruhan.
7. Pilih Aplikasi Gudang Yang Pas Dengan Budget Anda
Sebagaimana bisnis lain di dunia ini, penyedia aplikasi gudang juga memiliki segmen tertentu. Ada aplikasi gudang seharga ribuan dollar yang cocok untuk dipakai perusahaan besar dan rumit, ada juga aplikasi gudang gratis yang pas untuk usaha mikro. Pilihlah aplikasi gudang yang pas dengan tipe bisnis dan budget perusahaan Anda.
Tidak dapat dipungkiri bahwasanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi banyak berpengaruh terhadap perilaku bisnis manusia saat ini. Manfaatkan perkembangan teknologi ini dengan mengintegrasikan data-data gudang Anda dalam aplikasi gudang demi mendapatkan masa depan bisnis yang lebih baik.
________________________________________
[i] Biaya-biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk produksi atau konsumsi barang-barang yang tidak bisa menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
